Регистрация
Регистрация начинается с одного поля: адреса почты. На него приходит письмо со ссылкой, и только перейдя по ссылке вы выбираете пароль. Пока ссылка не открыта, аккаунтом нельзя воспользоваться. Так никто не выбирает пароль для ящика, который не может открыть.
Ссылка из письма действует ограниченное время. Если письмо не пришло, проверьте папку со спамом и запросите регистрацию еще раз: на уже занятый адрес продукт отвечает письмом "этот адрес уже зарегистрирован", а не сообщением на экране, поэтому по форме регистрации нельзя узнать, кто здесь есть.
Одноразовые почтовые ящики не принимаются. Регистрируйтесь с постоянного адреса: на него приходят приглашения, восстановление пароля и письма о состоянии компании.
Создание компании
Компания создается один раз и получает два постоянных свойства:
- Поддомен: от 3 до 30 символов, латинские буквы, цифры и дефисы. Это адрес компании:
вашакомпания.quevell.com. Поддомен занят навсегда, пока компания существует. - Название: до 200 символов, его видят пользователи в интерфейсе.
Новая компания начинает пробный период на 30 дней со всеми возможностями продукта. Один почтовый ящик может начать не больше трех бесплатных пробных периодов за все время: считаются начатые, а не существующие сейчас. При этом счете адреса вида имя+метка@домен считаются тем же ящиком, что и имя@домен: завести на такой адрес отдельный аккаунт можно, но четвертый пробный период с него не начать. Для gmail.com и googlemail.com при счете не учитываются еще и точки в имени. На владельца компании, которая уже платит, это ограничение не действует.
Приглашение пользователей
Пользователей добавляет администратор компании или тот, кому выдано право управлять пользователями: имя, адрес почты и роль. Приглашенному приходит письмо со ссылкой, по которой он выбирает пароль, тем же механизмом, что и при регистрации. До первого входа пользователь числится добавленным; после первого входа становится активным.
У пользователя в компании четыре состояния: добавлен, активен, деактивирован, удален.
Деактивация закрывает вход. Все, что пользователь сделал, остается в истории под его именем, причина деактивации сохраняется в записи. Доступ можно вернуть, и пользователь продолжит с того же места.
Удаление это второй, отдельный шаг: удалить можно только деактивированного. Сначала преемнику передается все, что за пользователем числится, см. передачу дел. Пока передано не все, удаление недоступно.
Само удаление стирает личные данные: почту, аватар, город, часовой пояс, поля профиля, и заменяет имя обезличенной подписью, одной на всю компанию. Записи остаются на месте: задачи, комментарии, вложения, строки журнала. Меняется только подпись рядом с ними. Отменить это нельзя: копии, из которой можно восстановить имя, продукт не хранит. Действие подтверждается вводом адреса пользователя.
Приглашение, по которому никто не входил, отзывается одним шагом: ссылка перестает работать, адрес освобождается. Пригласить того же пользователя снова можно всегда, и его прежняя история к нему вернется.
Роли
В компании две роли, а администраторы это группа:
| Роль | Что означает |
|---|---|
| Пользователь | Работает в проектах, куда его пустили. Прав на настройку компании не имеет. |
| Доверенный пользователь | Сам по себе не дает ничего. Это право запросить права администратора на ограниченное время; каждый такой запрос фиксируется. |
| Администратор компании | Не роль, а участник группы "Полный доступ" (Администрирование, вкладка "Группы"). Настраивает компанию: пользователи, права, проекты, автоматизация, системные настройки. |
В каждом проекте роли свои и назначаются отдельно, пользователю или группе:
| Роль в проекте | Что можно |
|---|---|
| Наблюдатель | Видеть проект. |
| Участник | Создавать и править задачи, менять статусы, комментировать, прикладывать файлы, вести учет времени, писать в базу знаний проекта. |
| Администратор проекта | Все выше, плюс управление доступом, досками и безопасностью задач. |
Отдельные права поверх ролей выдаются точечно: например, чтение журнала автоматизации всей компании или просмотр организационной структуры.
Подробнее в разделе Права и доступ: что дает каждая роль, как устроен запрос прав администратора на срок и что записывается в журнал.
Первый проект и первая задача
Проект создает тот, у кого есть право создавать проекты; создатель автоматически становится его администратором. У проекта два обязательных свойства:
- Ключ: от 2 до 10 заглавных латинских букв и цифр, начинается с буквы. Из ключа складываются номера задач:
OFFICE-13. - Название.
Новый проект получает стандартный набор типов задач, полей и рабочую схему; все это потом настраивается. Задача требует двух вещей: названия и описания. Описание обязательно всегда, в том числе при импорте: задача без описания это задача, смысл которой через месяц знает только автор, и то не точно.
Название на других языках
Компания сама называет свои поля, статусы, типы задач, рабочие схемы и переходы и может дать каждому из них название на другом языке интерфейса. Под полем "Имя" в форме стоит флажок "Название на других языках"; флажок открывает строку для второго названия.
Каждый человек видит название на своем языке интерфейса. Если на его языке названия нет, продукт показывает то, под которым вещь создали: пустой подписи не бывает никогда.
Значения выпадающего списка устроены так же. Над списком значений стоит один флажок, и он открывает второе поле в каждой строке. Компания либо переводит свой список, либо нет, и этот вопрос стоит задать один раз.
Перевод удаляется очисткой поля и сохранением или снятием флажка и сохранением. Отдельной кнопки для этого нет, и до сохранения ничего не теряется: если снова поставить флажок, перевод вернется. Одного названия достаточно: компания на одном языке называет вещи один раз, и продукт об этом не напоминает.
Названия из словаря самого продукта (системные поля Summary, Description, Assignee и все надписи интерфейса) не переименовываются: продукт поставляется на двух языках.
Места и сервисные аккаунты
Тариф считает места: сколько пользователей может менять данные. Пробный период включает 10 мест. Одно приглашение сверх лимита проходит, с предупреждением на экране: компания, которая переросла тариф, пока подключает людей, узнает об этом один раз и не остановится на середине. Следующее приглашение сверх этого отклоняется.
Сервисные аккаунты, от имени которых работают интеграции и правила автоматизации, считаются отдельно и мест у пользователей не отнимают: 5 на пробном периоде, 1 на бесплатном. Их запросы ограничены по частоте, числа и правила счета описаны в разделе Лимиты статьи об API.
Конец пробного периода и бесплатный уровень
За неделю до конца пробного периода, и еще раз накануне, владелец и администраторы получают письмо, если мест занято больше, чем останется на бесплатном уровне. В день окончания ничего не выключается: все возможности остаются, компания переходит на бесплатный уровень и получает 5 мест вместо 10.
Кто занимает места, решает на экране пользователей тот, у кого есть право "Настраивать места": владелец и администраторы компании. Один раз, в день перехода, продукт расставляет места сам: владелец и еще четверо; дальше расстановку никто не трогает без вас.
Пользователи вне мест читают все: каждый экран, который открывался раньше, поиск, историю, журналы в пределах своих прав, и могут выгружать данные до последнего дня существования компании. Не могут они одного: писать. Ни задачу, ни комментарий, ни смену статуса, ни файл, ни запись времени.
Оплаченный период
Оплата идет по счету. Сколько пользователей и сервисных аккаунтов оплачено и на какой период, Quevell фиксирует по оплаченному счету; кому отданы места, решает администратор компании. Чтобы изменить число мест или оплатить следующий период, напишите на billing@quevell.com.
Когда оплаченный период кончается, а следующий не оплачен, компания переходит на бесплатный уровень так же, как после пробного периода. За неделю до конца и накануне владелец и администраторы получают письмо, если мест занято больше, чем останется. В день окончания ничего не выключается: места расставляются заново, пользователи вне мест читают и выгружают данные, но не пишут. Первым место получает владелец, затем те, у кого место уже было, начиная с недавно активных, затем остальные. Поэтому выбор администратора сохраняется при каждом конце оплаченного периода.
Если следующий период начинается на следующий день после конца предыдущего, ничего не кончается и писем нет. Если оплаченный период кончился, пока идет пробный, компания возвращается на пробный период до его собственного конца.
Если оплачено меньше мест, чем сейчас занято, места сами не расставляются: пока пользователей больше, чем мест, выбор за администратором компании.
Если в компанию не заходят
Компания, в которую никто не заходил три месяца, получает письмо с предупреждением, затем архивируется. Архивная компания закрыта для работы, но выгрузка данных остается доступной. Через 30 дней после архивации данные удаляются насовсем. Достаточно одного входа, чтобы отсчет до архивации начался заново.