Регистрация
Регистрация начинается с одного поля: адреса почты. На него приходит письмо со ссылкой, и только перейдя по ссылке вы выбираете пароль. Пока ссылка не открыта, аккаунт существует ровно в одном состоянии: им нельзя воспользоваться. Так никто не выбирает пароль для ящика, который не может открыть.
Ссылка из письма действует ограниченное время. Если письмо не пришло, проверьте папку со спамом и запросите регистрацию еще раз: на уже занятый адрес продукт отвечает письмом «этот адрес уже зарегистрирован», а не сообщением на экране, поэтому по форме регистрации нельзя узнать, кто здесь есть.
Одноразовые почтовые ящики не принимаются. Регистрируйтесь с адреса, который будет у вас и через месяц: на него приходят приглашения, восстановление пароля и письма о состоянии компании.
Создание компании
Компания создается один раз и получает два постоянных свойства:
- Поддомен: от 3 до 30 символов, латинские буквы, цифры и дефисы. Это адрес компании:
вашакомпания.quevell.com. Поддомен занят навсегда, пока компания существует. - Название: до 200 символов, его видят люди в интерфейсе.
Новая компания начинает пробный период на 30 дней со всеми возможностями продукта. Один почтовый ящик может начать не больше трех бесплатных пробных периодов за все время: считаются начатые, а не существующие сейчас. Адреса вида имя+метка@домен считаются одним ящиком. На владельца компании, которая уже платит, это ограничение не действует.
Приглашение людей
Людей добавляет администратор компании или тот, кому выдано право управлять людьми: имя, адрес почты и роль. Приглашенному приходит письмо со ссылкой, по которой он выбирает пароль, тем же механизмом, что и при регистрации. До первого входа человек числится добавленным; после первого входа становится активным.
У человека в компании четыре состояния: добавлен, активен, деактивирован, удален.
Деактивация закрывает вход. Все, что человек сделал, остается в истории под его именем, причина деактивации сохраняется в записи. Доступ можно вернуть, и человек продолжит с того же места.
Удаление это второй, отдельный шаг: удалить можно только деактивированного. Сначала преемнику передается все, что за человеком числится, см. офбординг. Пока хотя бы одно из этого не ноль, удаление недоступно.
Само удаление стирает личные данные: почту, аватар, город, часовой пояс, поля профиля, и заменяет имя обезличенной подписью, одной на всю компанию. Записи остаются на месте: задачи, комментарии, вложения, строки журнала. Меняется только то, что говорит подпись рядом с ними. Отменить это нельзя: копии, из которой можно восстановить имя, продукт не хранит. Действие подтверждается вводом адреса человека.
Приглашение, по которому никто не входил, отзывается одним шагом: ссылка перестает работать, адрес освобождается. Пригласить того же человека снова можно всегда, и его прежняя история к нему вернется.
Роли
В компании три роли:
| Роль | Что означает |
|---|---|
| Участник | Работает в проектах, куда его пустили. Прав на настройку компании не имеет. |
| Доверенный пользователь | Сам по себе не дает ничего. Это право запросить права администратора на ограниченное время; каждый такой запрос фиксируется. |
| Администратор | Настраивает компанию: люди, права, проекты, автоматизация, системные настройки. |
В каждом проекте роли свои и назначаются отдельно, человеку или группе:
| Роль в проекте | Что можно |
|---|---|
| Наблюдатель | Видеть проект. |
| Контрибьютор | Создавать и править задачи, менять статусы, комментировать, прикладывать файлы, вести учет времени, писать в базу знаний проекта. |
| Администратор проекта | Все выше, плюс управление доступом, досками и безопасностью задач. |
Отдельные права поверх ролей выдаются точечно: например, чтение журнала автоматизации всей компании или просмотр организационной структуры.
Первый проект и первая задача
Проект создает тот, у кого есть право создавать проекты; создатель автоматически становится его администратором. У проекта два обязательных свойства:
- Ключ: от 2 до 10 заглавных латинских букв и цифр, начинается с буквы. Из ключа складываются номера задач:
OFFICE-13. - Название.
Новый проект получает стандартный набор типов задач, полей и рабочий процесс; все это потом настраивается. Задача требует двух вещей: названия и описания. Описание обязательно всегда, в том числе при импорте: задача без описания это задача, смысл которой через месяц знает только автор, и то не точно.
Места и сервисные аккаунты
Тариф считает места: сколько людей может менять данные. Пробный период включает 10 мест. Одно приглашение сверх лимита проходит, с предупреждением на экране: команда, которая переросла тариф посреди онбординга, должна услышать об этом один раз, а не остановиться на середине. Следующее приглашение сверх этого отклоняется.
Сервисные аккаунты, от имени которых работают интеграции и правила автоматизации, считаются отдельно и мест у людей не отнимают: 5 на пробном периоде, 1 на бесплатном. Их запросы ограничены по частоте.
Конец пробного периода и бесплатный уровень
За 5 дней до конца пробного периода владелец и администраторы получают письмо. В день окончания ничего не выключается: все возможности остаются, компания переходит на бесплатный уровень и получает 5 мест вместо 10.
Кто занимает места, решает владелец на экране людей. Один раз, в день перехода, продукт расставляет места сам: владелец и еще четверо; дальше расстановку никто не трогает без вас.
Люди вне мест читают все: каждый экран, который открывался раньше, поиск, историю, журналы в пределах своих прав, и могут выгружать данные до последнего дня существования компании. Чего они не могут: писать. Ни задачу, ни комментарий, ни смену статуса, ни файл, ни запись времени.
Тишина и архив
Компания, в которую никто не заходил три месяца, получает письмо с предупреждением, затем архивируется. Архивная компания закрыта для работы, но выгрузка данных остается доступной. Через 30 дней после архивации данные удаляются насовсем. Достаточно одного входа, чтобы отсчет тишины начался заново.